Ce qu’il faut inclure sur la facture d’un entrepreneur

La plupart des retards de paiement ne sont pas des litiges. C’est de l’ambiguïté. Le client ne refuse pas de payer : il ne sait pas ce qu’il paie, à qui payer ni quand c’était dû, alors la facture glisse au bas de la pile.

Chaque élément ci-dessous supprime une raison pour laquelle une facture reste en plan. Aucun ne prend plus de quelques secondes quand votre app de facturation connaît déjà les informations de votre entreprise.

Quelles sont les douze mentions que toute facture d’entrepreneur doit contenir ?

Une facture d’entrepreneur doit comporter douze éléments : le mot « Facture », un numéro de facture unique, vos coordonnées et votre logo, les coordonnées de facturation du client, la date d’émission, une échéance écrite comme une vraie date, le détail des travaux, le sous-total, la taxe et le total, tout acompte et le solde dû, le mode de paiement et vos conditions. Chacun supprime une raison de blocage.

1. Le mot « Facture »

Évident, et pourtant souvent oublié. Un document intitulé « Facture » est acheminé vers la personne qui règle les factures. Un document qui porte seulement le nom de votre entreprise et un total est lu comme un devis et mis de côté.

2. Un numéro de facture unique

Séquentiel, jamais réutilisé : INV-001, INV-002. C’est ainsi que vous et votre client désignez le même document dans six mois, et c’est la première chose que demande un comptable ou un auditeur. Si vous numérotez à la main, vous finirez par en dupliquer un.

3. Le nom et les coordonnées de votre entreprise

Raison sociale ou nom commercial, adresse, téléphone et e-mail. Si le client doit poser une question avant de payer et ne trouve pas comment vous joindre, la facture attend.

4. Votre logo

Pas de la décoration. Un logo est le signal le plus rapide que le document vient d’une entreprise établie et non d’une note sur un téléphone, et il rend votre facture reconnaissable dans une boîte de réception pleine de pièces jointes.

5. Les coordonnées de facturation complètes du client

Nom, entreprise le cas échéant, adresse de facturation et e-mail. Pour les travaux sur un immeuble, indiquez aussi l’adresse du chantier lorsqu’elle diffère : la personne qui paie n’est pas toujours celle qui était sur place.

6. La date d’émission

La date de création de la facture. C’est le point de départ de vos conditions de paiement et la première chose que l’on vérifie quand un paiement est qualifié de tardif.

7. La date d’échéance — sous forme de vraie date

« Net 30 » ne dit rien à un particulier. « Échéance le 21 octobre 2026 » est une date sur laquelle une personne peut agir. Si vous utilisez des conditions, affichez la date qui en résulte à côté.

8. Des travaux détaillés, décrits comme vous les expliqueriez

Une ligne par service ou par matériau, avec une quantité, un prix unitaire et un total de ligne. Rédigez des descriptions que le client peut vérifier : « Remplacer 6 lattes de clôture, cèdre traité sous pression » plutôt que « Réparation de clôture ». Ce sont les lignes vagues qui font appeler les clients, et chaque appel est un retard.

9. Sous-total, taxes et total

Affichez votre taux de taxe et le montant de la taxe sur leur propre ligne. Si vous êtes inscrit pour la TPS/TVH, la TVA ou une taxe de vente d’État, indiquez votre numéro d’inscription : dans plusieurs juridictions, le client ne peut pas réclamer le crédit sans lui, ce qui transforme votre facture en son problème.

10. Tout acompte ou paiement antérieur, et le solde dû

Si un acompte a été versé, affichez le total, l’acompte et le solde restant. Une facture du montant total après un acompte est le moyen le plus rapide de déclencher une dispute dont vous n’aviez pas besoin.

11. Comment payer

Nommez les modes de paiement que vous acceptez et donnez les détails : adresse de virement, bénéficiaire du chèque, lien de paiement par carte. Une facture qui n’indique pas comment la payer demande au client de faire un travail avant de pouvoir vous donner de l’argent.

12. Conditions et petit mot

Les conditions en cas de retard de paiement si vous en avez, la période de garantie si vous en offrez une, et un bref remerciement. Le petit mot ne coûte rien et c’est ce dont les clients se souviennent.

Que faut-il ajouter d’autre quand le chantier l’exige ?

Ajoutez des photos du chantier pour les travaux avant-après ou tout ce qui sera recouvert, le numéro de bon de commande ou de bon de travail si le client en a émis un, une signature du client prise sur votre téléphone à la fin des travaux et le numéro du devis d’origine. En contexte commercial, une facture sans numéro de bon de commande ne peut souvent pas être traitée.

• Des photos du chantier, surtout pour les travaux avant-après ou tout ce qui sera recouvert.
• Un numéro de bon de commande ou d’ordre de travail si le client en a émis un : en milieu commercial, une facture qui en est dépourvue ne peut souvent pas être traitée du tout.
• La signature du client à la fin des travaux, recueillie sur votre téléphone.
• Le numéro du devis d’origine, pour que le client puisse comparer la facture à ce qu’il a approuvé.

Que faut-il vérifier avant d’envoyer une facture ?

Vérifiez huit points avant l’envoi de chaque facture : le nom et le courriel du client, un numéro de facture inutilisé, une quantité et un prix sur chaque ligne, le bon taux de taxe, les acomptes déduits, une échéance réelle, les coordonnées de paiement sur le document et des totaux justes. La plupart des retards de paiement viennent de l’un d’eux.

Passez en revue ces huit vérifications avant l’envoi de chaque facture. La plupart des retards de paiement se ramènent à l’une d’entre elles.

1. Le nom et l’e-mail du client sont bien orthographiés.
2. Le numéro de facture n’a jamais été utilisé.
3. Chaque ligne a une quantité et un prix.
4. Le taux de taxe correspond à l’emplacement du client.
5. Les acomptes et les paiements antérieurs sont déduits.
6. La date d’échéance est une vraie date, pas un terme.
7. Les informations de paiement figurent sur le document.
8. Les totaux s’additionnent — relisez-les une fois de plus.

Comment préparer sa facture une fois et la réutiliser ?

Presque tout ce qui figure sur cette liste est fixe pour votre entreprise : votre nom, votre logo, votre taux de taxe, vos informations de paiement, vos conditions. Configurez-les une seule fois dans une app de facturation et elles apparaîtront automatiquement sur chaque document. Il ne reste à remplir pour chaque chantier que le client, le travail et la date d’échéance — une tâche de deux minutes que vous pouvez terminer sur place.

C’est toute l’idée derrière Invoice Mint : les informations de votre entreprise, vos clients et vos articles les plus courants sont déjà enregistrés, si bien qu’une facture complète et correcte prend à peu près autant de temps que l’écriture d’un SMS.