Wat je op de factuur van een aannemer moet zetten
De twaalf dingen die op elke aannemersfactuur horen, waarom elk ervan een betalingsvertraging voorkomt, en een checklist voor je op Versturen drukt.
Bijgewerkt op · Gepubliceerd op · Door het Invoice Mint-team
Het korte antwoord
Een aannemersfactuur heeft het woord “Factuur” nodig, een uniek factuurnummer, je bedrijfs- en contactgegevens, de factuurgegevens van de klant, een factuurdatum, een vervaldatum als echte datum, het werk gespecificeerd met aantallen en prijzen, subtotaal, belasting en totaal, een eventuele aanbetaling en het openstaande saldo, hoe er betaald kan worden en je voorwaarden. Voeg klusfoto’s, een inkoopordernummer of het oorspronkelijke offertenummer toe wanneer de klus daarom vraagt.
De meeste betalingen die te laat komen zijn geen geschillen. Het is onduidelijkheid. De klant weigert niet te betalen, maar kan niet zien waarvoor er betaald wordt, aan wie en wanneer het verschuldigd was, dus de factuur zakt naar de onderkant van de stapel.
Elk punt hieronder haalt een reden weg waarom een factuur blijft liggen. Geen enkel punt kost meer dan een paar seconden als je factuur-app je bedrijfsgegevens al kent.
Welke twaalf dingen heeft elke aannemersfactuur nodig?
Een aannemersfactuur heeft twaalf dingen nodig: het woord “Factuur”, een uniek factuurnummer, je bedrijfsgegevens en logo, de factuurgegevens van de klant, de uitgiftedatum, een vervaldatum als echte datum, het gespecificeerde werk, subtotaal, belasting en totaal, een eventuele aanbetaling en het openstaande saldo, hoe te betalen en je voorwaarden. Elk onderdeel haalt een reden weg waarom de factuur blijft liggen.
1. Het woord “Factuur”
Vanzelfsprekend, en toch wordt het regelmatig vergeten. Een document met de titel “Factuur” komt terecht bij degene die de rekeningen betaalt. Een document met alleen je bedrijfsnaam en een totaal wordt gelezen als een offerte en opzijgelegd.
2. Een uniek factuurnummer
Oplopend en nooit hergebruikt: INV-001, INV-002. Zo verwijzen jij en je klant over zes maanden naar hetzelfde document, en het is het eerste waar een boekhouder of controleur naar vraagt. Als je met de hand nummert, dubbel je vroeg of laat een nummer.
3. Je bedrijfsnaam en contactgegevens
Juridische of handelsnaam, adres, telefoonnummer en e-mailadres. Als de klant voor het betalen een vraag moet stellen en niet kan vinden hoe je te bereiken bent, blijft de factuur liggen.
4. Je logo
Geen versiering. Een logo is het snelste teken dat het document van een gevestigd bedrijf komt en niet van een telefoonnotitie, en het maakt je factuur herkenbaar in een inbox vol bijlagen.
5. De volledige factuurgegevens van de klant
Naam, bedrijf als er een is, factuuradres en e-mailadres. Noem bij werk aan vastgoed ook het adres van de klus als dat afwijkt – wie betaalt, is niet altijd wie er op locatie was.
6. De factuurdatum
De datum waarop de factuur is gemaakt. Het is het ijkpunt voor je betalingsvoorwaarden en het eerste wat iedereen controleert wanneer een betaling te laat heet.
7. De vervaldatum – als echte datum
“Netto 30” zegt een particulier niets. “Te betalen vóór 21 oktober 2026” is een datum waar iemand mee uit de voeten kan. Gebruik je termijnen, toon dan de uitkomende datum erbij.
8. Gespecificeerd werk, beschreven zoals je het zelf zou uitleggen
Eén regel per dienst of materiaal, met een aantal, een eenheidsprijs en een regeltotaal. Schrijf omschrijvingen die een klant kan controleren: “6 hekpalen vervangen, drukgeïmpregneerd cederhout” in plaats van “Hekreparatie”. Vage factuurregels zijn waarvoor klanten bellen, en elk telefoontje is een vertraging.
9. Subtotaal, belasting en totaal
Toon je belastingtarief en het belastingbedrag op een eigen regel. Ben je geregistreerd voor GST/HST, btw of een staatsomzetbelasting, vermeld dan je registratienummer – in meerdere rechtsgebieden kan de klant de voorbelasting zonder dat nummer niet terugvragen, waardoor jouw factuur een probleem voor de klant wordt.
10. Een eventuele aanbetaling of eerdere betaling, en het openstaande saldo
Is er een aanbetaling gedaan, toon dan het totaal, de aanbetaling en het resterende saldo. Een factuur voor het volledige bedrag na een aanbetaling is de snelste manier om een discussie te beginnen die je niet nodig had.
11. Hoe er betaald kan worden
Noem de betaalmethoden die je accepteert en geef de gegevens: overschrijvingsrekening, naam voor de cheque, betaallink voor kaart. Een factuur die niet zegt hoe je hem betaalt, vraagt de klant om werk te doen voordat die je geld kan geven.
12. Voorwaarden en een briefje
Voorwaarden bij te late betaling als je ze hanteert, de garantieperiode als je die biedt, en een kort bedankje. Het briefje kost niets en het is het deel dat klanten onthouden.
Wat kun je nog toevoegen als de klus daarom vraagt?
Voeg werkfoto’s toe bij voor-en-nawerk of alles wat wordt afgedekt, het inkooporder- of werkbonnummer als de klant er een heeft uitgegeven, een handtekening van de klant op je telefoon bij oplevering en het nummer van de oorspronkelijke offerte. Bij zakelijk werk kan een factuur zonder inkoopordernummer vaak helemaal niet worden verwerkt.
- Klusfoto’s, vooral bij voor-en-nawerk of alles wat later wordt afgedekt.
- Een inkoop- of werkordernummer als de klant er een heeft uitgegeven – in zakelijk werk kan een factuur zonder dat nummer vaak helemaal niet worden verwerkt.
- Een handtekening van de klant bij oplevering, vastgelegd op je telefoon.
- Het oorspronkelijke offertenummer, zodat de klant de factuur kan vergelijken met wat is goedgekeurd.
Wat controleer je voordat je een factuur verstuurt?
Controleer vóór elke factuur acht dingen: naam en e-mailadres van de klant, een nog niet gebruikt factuurnummer, een aantal en prijs op elke regel, het juiste belastingtarief, afgetrokken aanbetalingen, een echte vervaldatum, de betaalgegevens op het document en kloppende totalen. De meeste betalingsvertragingen zijn terug te voeren op een daarvan.
Loop deze acht controles langs voordat een factuur de deur uit gaat. De meeste betalingsvertragingen zijn te herleiden tot een van deze punten.
- Naam en e-mailadres van de klant zijn correct gespeld.
- Het factuurnummer is nog niet eerder gebruikt.
- Elke factuurregel heeft een aantal en een prijs.
- Het belastingtarief klopt voor de locatie van deze klant.
- Aanbetalingen en eerdere betalingen zijn in mindering gebracht.
- De vervaldatum is een echte datum, geen term.
- De betaalgegevens staan op het document.
- De totalen kloppen – lees ze nog één keer door.
Hoe zet je je factuur één keer op en gebruik je hem opnieuw?
Bijna alles op deze lijst staat vast voor jouw bedrijf: je naam, je logo, je belastingtarief, je betaalgegevens, je voorwaarden. Stel ze één keer in in een factuur-app en ze komen automatisch op elk document. Wat er per klus nog in te vullen is, is de klant, het werk en de vervaldatum – een taak van twee minuten die je op locatie kunt afronden.
Dat is het hele idee achter Invoice Mint: je bedrijfsgegevens, klanten en veelgebruikte items zijn al opgeslagen, zodat een complete, correcte factuur ongeveer net zoveel tijd kost als een sms schrijven.
Veelgestelde vragen
Heeft een aannemersfactuur een factuurnummer nodig?
Ja. Met een uniek, oplopend factuurnummer kunnen jij en je klant later naar hetzelfde document verwijzen, en het is een van de eerste dingen waar een boekhouder of belastingdienst naar vraagt. Gebruik een nummer nooit twee keer.
Moet ik mijn btw-nummer op de factuur zetten?
Als je geregistreerd bent om GST/HST, btw of een omzetbelasting te innen, vermeld dan het registratienummer. In meerdere rechtsgebieden kan een zakelijke klant de voorbelasting zonder dat nummer niet terugvragen. Controleer de regels van de plaats waar jij en je klant actief zijn.
Wat is het belangrijkste om goed te doen op een factuur?
De vervaldatum. Schrijf hem als kalenderdatum, bijvoorbeeld “Te betalen vóór 21 oktober 2026”, en niet alleen als een term als “Netto 30”. Met een concrete datum kan een klant iets.
