So fasst du bei einer unbezahlten Rechnung nach (mit Nachrichtenvorlagen)
Ein Schritt-für-Schritt-Plan, um verspätete Zahlungen anzumahnen, mit Erinnerungen zum Kopieren: vor der Fälligkeit, kurz danach und bei langem Verzug.
Veröffentlicht am · Vom Invoice-Mint-Team
Die kurze Antwort
Fasse bei einer unbezahlten Rechnung in Stufen nach: eine freundliche Erinnerung einige Tage vor der Fälligkeit, eine kurze Nachricht am Tag nach der verpassten Frist, eine deutlichere Nachricht mit angehängter Rechnung nach ein bis zwei Wochen, ein Anruf nach etwa 30 Tagen und eine letzte schriftliche Mahnung, bevor du eskalierst. Jede Nachricht sollte Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeitsdatum und einen direkten Zahlungsweg enthalten.
Geld einzufordern, das du verdient hast, ist unangenehm, deshalb schieben viele Unternehmer es auf – und je länger eine Rechnung unbezahlt bleibt, desto unwahrscheinlicher wird die Zahlung überhaupt. Die Lösung ist nicht, aggressiver zu werden. Es ist, berechenbarer zu werden: eine Routine, der du jedes Mal folgst, damit das Nachfassen nie persönlich ist.
Wie schließt du zuerst ein Problem mit der Rechnung aus?
Bevor du jemandem hinterherläufst, prüfe, ob die Rechnung leicht zu bezahlen war. Hatte sie ein konkretes Fälligkeitsdatum, die richtige E-Mail des Kunden und klare Zahlungsangaben? Hat der Kunde sie überhaupt geöffnet? Wenn du sie als Link gesendet hast, der Aufrufe erfasst, weißt du es schon. Erstaunlich viele „verspätete“ Rechnungen wurden nie gesehen.
Welcher Mahnablauf funktioniert bei einer unbezahlten Rechnung?
Schick drei Tage vor Fälligkeit einen freundlichen Hinweis, einen Tag danach eine höfliche Erinnerung, bei 7 bis 14 Tagen Verzug eine E-Mail mit der Rechnung im Anhang, bei etwa 30 Tagen einen Anruf und bei 45 bis 60 Tagen eine förmliche schriftliche letzte Mahnung mit Frist.
| Wann | Kanal | Ton |
|---|---|---|
| 3 Tage vor Fälligkeit | E-Mail oder SMS | Freundlicher Hinweis |
| 1 Tag nach Fälligkeit | E-Mail oder SMS | Höfliche Erinnerung |
| 7–14 Tage überfällig | E-Mail mit angehängter Rechnung | Direkt |
| Etwa 30 Tage überfällig | Anruf | Bestimmt, lösungsorientiert |
| 45–60 Tage überfällig | Schriftliche letzte Mahnung | Förmlich, mit Frist |
Was schreibst du in eine Zahlungserinnerung?
Halte Zahlungserinnerungen kurz und nenne immer Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeitsdatum und Zahlungsweise. Nimm vor Fälligkeit eine freundliche Notiz, am Tag danach eine höfliche, bei ein bis zwei Wochen Verzug eine direkte und zuletzt eine letzte Mahnung mit Frist. Für jede folgt eine Vorlage.
Kopiere sie, ändere die Angaben und halte sie kurz. Nenne immer Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeitsdatum und wie man zahlt.
Vor dem Fälligkeitsdatum
Hallo Sam, eine kurze Erinnerung: Die Rechnung INV-042 über 1.240,00 $ ist am Freitag, 3. Oktober, fällig. Du kannst sie hier ansehen und bezahlen: [Link]. Nochmals danke, dass wir kommen durften.
Am Tag nach der verpassten Frist
Hallo Sam, die Rechnung INV-042 über 1.240,00 $ war gestern fällig. Vielleicht ist sie untergegangen; hier ist der Link noch einmal: [Link]. Sag Bescheid, falls du Fragen dazu hast.
Ein bis zwei Wochen überfällig
Hallo Sam, ich melde mich wegen der Rechnung INV-042 über 1.240,00 $, die nun 10 Tage nach ihrem Fälligkeitsdatum am 3. Oktober überfällig ist. Eine Kopie hängt an. Kannst du mir sagen, wann ich mit der Zahlung rechnen kann? Eine Überweisung an [email protected] geht am besten.
Letzte Mahnung
Hallo Sam, die Rechnung INV-042 über 1.240,00 $ ist nun trotz früherer Erinnerungen am 4. und 13. Oktober und eines Anrufs am 2. November seit 45 Tagen überfällig. Bitte zahle bis zum 24. November. Erhalte ich bis dahin weder die Zahlung noch eine Rückmeldung von dir, werde ich andere Wege prüfen, den Betrag einzuholen.
Wann solltest du wegen einer unbezahlten Rechnung anrufen?
Bleiben E-Mails einen Monat lang unbeantwortet, nimm den Hörer ab. Stell eine offene Frage – „Gibt es etwas, das die Zahlung aufhält?“ – und hör zu. Oft gibt es einen lösbaren Grund: eine strittige Position, einen Liquiditätsengpass, eine an die falsche Person gesendete Rechnung. Biete einen konkreten nächsten Schritt an, etwa einen Zahlungsplan in zwei Raten, und bestätige ihn anschließend schriftlich.
Was tust du, wenn die Rechnung weiter unbezahlt bleibt?
Bleibt eine Rechnung unbezahlt, stelle weitere Arbeit für den Kunden ein, schick eine förmliche letzte Mahnung mit fester Frist und bewahre Kopien aller Nachrichten auf. Erwäge dann ein Inkassobüro, das Gericht für Bagatellsachen oder bei Bauarbeiten ein Pfandrecht, dessen Fristen streng und kurz sind. Das sind allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung.
- Stoppe weitere Arbeiten für den Kunden, bis das Konto ausgeglichen ist.
- Sende eine förmliche letzte Mahnung mit fester Frist und bewahre Kopien jeder Nachricht auf.
- Erwäge ein Inkassobüro, das in der Regel einen Prozentsatz dessen behält, was es eintreibt.
- Das Gericht für Bagatellsachen behandelt kleinere Beträge in den meisten Provinzen und Bundesstaaten ohne Anwalt.
- Bei Bauarbeiten kann ein Pfandrecht in Frage kommen – aber die Fristen dafür sind streng und kurz, prüfe sie also, sobald eine große Rechnung überfällig wird.
Dies sind allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung. Inkassoregeln, Zinsen und Pfandrechtsfristen unterscheiden sich je nach Rechtsordnung.
Wie verhinderst du die nächste verspätete Zahlung?
Verhindere verspätete Zahlungen, indem du die Zahlungsbedingungen im Angebot vereinbarst, bei größeren Aufträgen eine Anzahlung nimmst, am Tag des Abschlusses mit echtem Fälligkeitsdatum abrechnest, das Bezahlen leicht machst und Teilzahlungen erfasst, damit der offene Rest für beide klar ist.
- Vereinbare Zahlungsbedingungen im Angebot, nicht nach der Arbeit.
- Nimm bei größeren Aufträgen eine Anzahlung.
- Stelle die Rechnung am Tag der Fertigstellung aus, mit einem echten Fälligkeitsdatum.
- Mach das Bezahlen leicht: Zahlungsangaben auf der Rechnung und ein Link, der sich auf jedem Handy öffnet.
- Erfasse Teilzahlungen, damit der Restbetrag für euch beide immer klar ist.
Häufige Fragen
Wie schnell sollte ich bei einer unbezahlten Rechnung nachfassen?
Sende einige Tage vor der Fälligkeit eine freundliche Erinnerung und fasse am Tag nach der verpassten Frist nach. Wochenlang zu warten, bis du eine verspätete Zahlung ansprichst, signalisiert, dass die Frist egal war.
Was sollte eine Zahlungserinnerung enthalten?
Die Rechnungsnummer, den fälligen Betrag, das ursprüngliche Fälligkeitsdatum, einen Link zur Rechnung oder eine Kopie davon und genau, wie man zahlt. Halte sie kurz und geh von gutem Willen aus.
Was kann ich tun, wenn ein Kunde nie zahlt?
Sende nach schriftlichen Erinnerungen und einem Anruf eine letzte Mahnung mit Frist. Darüber hinaus gibt es ein Inkassobüro, das Gericht für Bagatellsachen oder, wo deine Rechtsordnung Bauhandwerkerpfandrechte kennt, ein Pfandrecht. Regeln und Fristen unterscheiden sich, hol dir also früh örtlichen Rat.
