Comment facturer depuis votre téléphone avant de quitter le chantier

Il y a une heure bien précise, dans une entreprise de services, où l’argent disparaît. Le travail est terminé, les outils sont chargés, et la facture n’existe pas encore. Vous l’écrirez ce soir. Puis un appel arrive, ce soir devient demain, et d’ici le week-end vous reconstituez un mardi à partir d’une photo et d’un reçu.

Facturer sur place règle ça, et pas surtout parce que c’est plus rapide. C’est parce que vous facturez pendant que vous vous souvenez encore de l’heure supplémentaire, du deuxième aller-retour chez le fournisseur et de la pièce que vous avez remplacée sans qu’on vous le demande.

Que faut-il configurer une fois pour facturer depuis son téléphone ?

Presque tout le travail de facturation est de la configuration, et la configuration ne se fait qu’une fois. Avant votre prochain chantier, enregistrez ceci dans votre app de facturation :

• Le nom, l’adresse, le téléphone, l’e-mail et le logo de votre entreprise.
• Votre ou vos taux de taxe, et votre numéro d’inscription si vous en avez un.
• Vos modes de paiement et les renseignements dont un client a besoin pour vous envoyer réellement de l’argent.
• Vos conditions de paiement par défaut, pour que les dates d’échéance se remplissent toutes seules.
• Vos dix ou quinze services et matériaux les plus courants, avec leurs prix, dans les Articles enregistrés.

Enregistrer vos articles courants est l’étape de configuration que beaucoup de gens sautent, alors que c’est celle qui fait gagner le plus de temps. La plupart des entreprises de services facturent sans cesse les mêmes quinze choses. Saisissez-les une fois, et le reste de vos factures se résume à peu près à des pressions de doigt.

Quelle est la routine de deux minutes en fin de chantier ?

À la fin d’un chantier, prenez les photos, asseyez-vous dans le camion, ouvrez l’appli et ajoutez les travaux depuis vos services enregistrés, ajoutez tout ce qui sort du cadre sur une ligne distincte, puis vérifiez le total et l’échéance et envoyez la facture. Cela prend environ deux minutes, pendant que le client est encore là.

1. Avant de ranger, prenez les photos. Avant et après, tout ce que vous allez recouvrir, tout ce que vous avez trouvé et qui n’était pas dans la soumission.
2. Asseyez-vous dans la camionnette. Pas à la table de cuisine, pas plus tard : dans la camionnette, avec le chantier encore devant vous.
3. Ouvrez l’app, choisissez le client et ajoutez le travail à partir de vos services enregistrés. Ajustez les quantités à ce qui s’est vraiment passé.
4. Ajoutez tout ce qui sort du contrat sur une ligne distincte et clairement décrite, pour que cela se lise comme du travail effectué et non comme une hausse inexpliquée.
5. Vérifiez le total et la date d’échéance, joignez les photos, puis envoyez par e-mail, par SMS ou par lien.

Deux minutes, pendant que le client est encore là, content du travail. C’est aussi, et ce n’est pas un hasard, le meilleur moment que quiconque aura jamais pour vous payer.

Pourquoi les factures envoyées sur place sont-elles payées ?

Les factures envoyées sur place sont payées parce que les détails sont exacts, que le client est encore là pour répondre aux questions, que le délai de paiement démarre plus tôt et que rien n’est oublié. Une facture envoyée le mardi plutôt que le lundi suivant fait arriver l’argent six jours plus tôt aux mêmes conditions.

Les informations sont exactes

Une facture écrite trois jours plus tard est une facture écrite de mémoire. La mémoire arrondit à la baisse. Les matériaux supplémentaires, le deuxième trajet, les vingt minutes de nettoyage : tout cela disparaît en silence, et c’était de l’argent réel.

Le client est encore là

Les questions trouvent réponse sur-le-champ plutôt qu’après trois jours de messages vocaux. Si quelque chose sur la facture doit être contesté, vous le savez pendant que vous êtes à côté du travail.

Le compte à rebours démarre plus tôt

Les conditions de paiement courent à partir de la date d’émission. Une facture envoyée le mardi et une facture envoyée le lundi suivant ont les mêmes conditions et six jours d’écart sur le moment où l’argent arrive.

Rien n’est oublié

Tout exploitant expérimenté a déjà retrouvé, des mois plus tard, un chantier jamais facturé. Ce n’est pas de la négligence ; c’est le résultat inévitable d’une file de paperasse qu’on ne traite que lorsqu’on est fatigué. Une file vide ne peut rien perdre.

Que faire si l’on ne peut pas facturer sur place ?

Si vous ne pouvez pas facturer sur place, créez un brouillon avant de partir avec tout ce que vous savez, par exemple quand vous attendez le prix d’un fournisseur ou un changement non chiffré. Un brouillon à moitié fini dans votre liste est un rappel. Un chantier qui n’existe que dans votre tête n’en est pas un.

Certains chantiers ne peuvent vraiment pas être facturés tout de suite : vous attendez le prix d’un fournisseur, ou le client a demandé une modification que vous n’avez pas chiffrée. Pour ceux-là, créez quand même le brouillon avant de partir, avec tout ce que vous savez. Un brouillon inachevé qui apparaît dans votre liste est un rappel. Un chantier qui n’existe que dans votre tête n’en est pas un.

Comment laisser la facture assurer le suivi ?

Envoyez la facture sous forme de lien hébergé qui enregistre l’ouverture par le client, et enregistrez les paiements à mesure qu’ils arrivent pour que le solde reste juste. Vous savez alors toujours si elle a été consultée et ce qui reste dû, par exemple « envoyée mardi, ouverte mercredi, 400 $ à recevoir ».

Une fois la facture envoyée, vous voulez deux choses sans avoir à les demander : si elle a été ouverte, et ce qui reste dû. Un lien de facture hébergé enregistre le moment où le client la consulte, et enregistrer les paiements à mesure qu’ils arrivent garde le solde fidèle. La différence entre « je pense l’avoir envoyée » et « envoyée mardi, ouverte mercredi, 400 $ en souffrance », c’est la différence entre un appel gênant et un appel court.