Zo factureer je vanaf je telefoon voordat je de klus verlaat

In een dienstverlenend bedrijf is er een heel specifiek uur waarin geld verdwijnt. De klus is klaar, het gereedschap ingeladen en de factuur bestaat nog niet. Je schrijft hem vanavond. Dan komt er een telefoontje, vanavond wordt morgen, en tegen het weekend reconstrueer je een dinsdag aan de hand van een foto en een bonnetje.

Factureren op locatie lost dat op, en niet vooral omdat het sneller is. Het is omdat je factureert terwijl je je het extra uur, de tweede rit naar de leverancier en het onderdeel dat je ongevraagd verving nog herinnert.

Wat zet je één keer op om vanaf je telefoon te factureren?

Bijna al het werk van factureren is configuratie, en configuratie hoeft maar één keer. Zorg dat dit vóór je volgende klus in je factuur-app staat:

• Je bedrijfsnaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en logo.
• Je belastingtarief of -tarieven, en je registratienummer als je er een hebt.
• Je betaalmethoden en de gegevens die een klant nodig heeft om je echt geld te sturen.
• Je standaardbetalingsvoorwaarden, zodat vervaldata zichzelf invullen.
• Je tien of vijftien meest gangbare diensten en materialen, met prijzen, in Opgeslagen items.

Je gangbare items opslaan is de stap die mensen vaak overslaan, hoewel hij de meeste tijd bespaart. De meeste dienstverlenende bedrijven factureren steeds dezelfde vijftien dingen. Voer ze één keer in en de rest van je facturen is grotendeels tikken.

Wat is de routine van twee minuten aan het einde van een klus?

Maak aan het einde van een klus de foto’s, ga in de bus zitten, open de app en voeg het werk toe uit je opgeslagen diensten, voeg alles wat buiten de opdracht valt als aparte regel toe, controleer het totaal en de vervaldatum en verstuur de factuur. Het kost ongeveer twee minuten, terwijl de klant er nog is.

1. Maak de foto’s voordat je opruimt. Voor en na, alles wat je gaat afdekken, alles wat je aantrof en niet in de offerte stond.
2. Ga in de bestelbus zitten. Niet aan de keukentafel, niet later – in de bus, met de klus nog voor je neus.
3. Open de app, kies de klant en voeg het werk toe uit je opgeslagen diensten. Pas de aantallen aan op wat er echt gebeurd is.
4. Voeg alles wat buiten de opdracht viel toe als eigen, duidelijk omschreven regel, zodat het leest als verricht werk en niet als een onverklaarde verhoging.
5. Controleer het totaal en de vervaldatum, voeg de foto’s toe en verstuur de factuur per e-mail, sms of link.

Twee minuten, terwijl de klant er nog staat en tevreden is over het werk. Dat is niet toevallig ook het moment waarop iemand het prettigst vindt om je te betalen.

Waarom worden facturen die ter plekke worden verstuurd betaald?

Facturen die ter plekke worden verstuurd worden betaald omdat de gegevens kloppen, de klant er nog is om vragen te beantwoorden, de betaaltermijn eerder begint en niets wordt vergeten. Een factuur van dinsdag in plaats van de maandag erna brengt het geld bij dezelfde voorwaarden zes dagen eerder binnen.

De gegevens kloppen

Een factuur die drie dagen later wordt geschreven, is een factuur uit het hoofd. Het geheugen rondt naar beneden af. Het extra materiaal, de tweede rit, de twintig minuten opruimen – dat valt stilletjes weg, en het was echt geld.

De klant is er nog

Vragen worden ter plekke beantwoord in plaats van via drie dagen voicemail. Als er iets op de factuur betwist gaat worden, merk je dat terwijl je naast het werk staat.

De klok begint eerder te lopen

Betalingsvoorwaarden lopen vanaf de factuurdatum. Een factuur van dinsdag en een factuur van de maandag erna hebben dezelfde voorwaarden en zes dagen verschil in wanneer het geld binnenkomt.

Er wordt niets vergeten

Elke ervaren ondernemer heeft maanden later wel eens een nooit gefactureerde klus gevonden. Dat is geen slordigheid; het is het onvermijdelijke gevolg van een stapel administratie die alleen wordt afgewerkt als je moe bent. Een stapel van nul kan niets kwijtraken.

Wat als je niet ter plekke kunt factureren?

Als je niet ter plekke kunt factureren, maak dan voordat je vertrekt een concept met alles wat je al weet, bijvoorbeeld als je wacht op een prijs van een leverancier of een nog niet doorgerekende wijziging. Een half afgemaakt concept in je lijst is een herinnering. Een klus die alleen in je hoofd bestaat niet.

Sommige klussen kun je echt niet meteen factureren – je wacht op een prijs van een leverancier, of de klant vroeg een wijziging die je nog niet hebt doorgerekend. Maak ook daarvoor het concept aan voordat je vertrekt, met alles wat je wel weet. Een half afgemaakt concept dat in je lijst opduikt, is een herinnering. Een klus die alleen in je hoofd bestaat, is dat niet.

Hoe laat je de factuur de opvolging doen?

Verstuur de factuur als gehoste link die vastlegt wanneer de klant hem opent, en registreer betalingen zodra ze binnenkomen zodat het saldo klopt. Zo weet je altijd of hij is bekeken en wat nog openstaat, bijvoorbeeld “dinsdag verstuurd, woensdag geopend, $400 openstaand”.

Zodra de factuur is verstuurd, wil je twee dingen weten zonder het te hoeven vragen: of hij is geopend en wat er nog openstaat. Een gehoste factuurlink registreert wanneer de klant hem bekijkt, en betalingen registreren zodra ze binnenkomen houdt het saldo eerlijk. Het verschil tussen “ik geloof dat ik hem heb verstuurd” en “dinsdag verstuurd, woensdag geopend, $400 openstaand” is het verschil tussen een ongemakkelijk telefoontje en een kort telefoontje.