So stellst du vom Handy aus eine Rechnung, bevor du die Baustelle verlässt

In einem Dienstleistungsbetrieb gibt es eine ganz bestimmte Stunde, in der Geld verloren geht. Der Auftrag ist erledigt, das Werkzeug verladen, und die Rechnung existiert noch nicht. Du schreibst sie heute Abend. Dann kommt ein Anruf, aus heute Abend wird morgen, und bis zum Wochenende rekonstruierst du einen Dienstag aus einem Foto und einem Beleg.

Die Rechnung vor Ort löst das – und nicht hauptsächlich, weil sie schneller geht. Sondern weil du fakturierst, solange du dich noch an die zusätzliche Stunde erinnerst, an die zweite Fahrt zum Lieferanten und an das Teil, das du ungefragt ausgetauscht hast.

Was richtest du einmal ein, um vom Handy aus abzurechnen?

Fast die ganze Arbeit beim Fakturieren ist Einrichtung, und die Einrichtung muss nur einmal passieren. Bring vor deinem nächsten Auftrag Folgendes in deine Rechnungs-App:

• Deinen Firmennamen, deine Adresse, Telefonnummer, E-Mail und dein Logo.
• Deinen Steuersatz oder deine Steuersätze und deine Registrierungsnummer, falls du eine hast.
• Deine Zahlungsarten und die Angaben, die ein Kunde braucht, um dir tatsächlich Geld zu schicken.
• Deine Standard-Zahlungsbedingungen, damit sich Fälligkeitsdaten von selbst ausfüllen.
• Deine zehn oder fünfzehn häufigsten Leistungen und Materialien mit Preisen in den Gespeicherten Positionen.

Das Speichern deiner gängigen Positionen ist der Einrichtungsschritt, den viele auslassen, obwohl er am meisten Zeit spart. Die meisten Dienstleistungsbetriebe stellen immer wieder dieselben fünfzehn Dinge in Rechnung. Gib sie einmal ein, und der Rest deiner Rechnungen besteht größtenteils aus Tippen.

Wie sieht die Zwei-Minuten-Routine am Ende eines Auftrags aus?

Mach am Ende eines Auftrags die Fotos, setz dich in den Transporter, öffne die App und füge die Arbeit aus deinen gespeicherten Leistungen hinzu, nimm alles Zusätzliche als eigene Zeile auf, prüfe Summe und Fälligkeitsdatum und schick die Rechnung ab. Das dauert etwa zwei Minuten, solange der Kunde noch da ist.

1. Mach die Fotos, bevor du zusammenpackst. Vorher und nachher, alles, was du gleich verdeckst, alles, was du gefunden hast und nicht im Angebot stand.
2. Setz dich in den Firmenwagen. Nicht an den Küchentisch, nicht später – in den Wagen, mit dem Auftrag noch vor Augen.
3. Öffne die App, wähle den Kunden und füge die Arbeit aus deinen gespeicherten Leistungen hinzu. Passe die Mengen an das an, was tatsächlich passiert ist.
4. Füge alles, was nicht im Auftrag war, als eigene, klar beschriebene Zeile hinzu, damit es als geleistete Arbeit gelesen wird und nicht als unerklärte Erhöhung.
5. Prüfe die Summe und das Fälligkeitsdatum, hänge die Fotos an und sende die Rechnung per E-Mail, SMS oder Link.

Zwei Minuten, solange der Kunde noch dasteht und sich über die Arbeit freut. Das ist, nicht zufällig, auch der Moment, in dem jemand am bereitwilligsten zahlt.

Warum werden Rechnungen, die vor Ort verschickt werden, bezahlt?

Rechnungen, die vor Ort verschickt werden, werden bezahlt, weil die Angaben stimmen, der Kunde noch da ist, um Fragen zu beantworten, die Zahlungsfrist früher beginnt und nichts vergessen wird. Eine Rechnung vom Dienstag statt vom Montag darauf bringt das Geld bei gleichen Bedingungen sechs Tage früher.

Die Angaben stimmen

Eine Rechnung, die drei Tage später geschrieben wird, ist eine Rechnung aus dem Gedächtnis. Das Gedächtnis rundet ab. Das zusätzliche Material, die zweite Fahrt, die zwanzig Minuten Aufräumen – das fällt still unter den Tisch, und es war echtes Geld.

Der Kunde ist noch da

Fragen werden an Ort und Stelle beantwortet statt in drei Tagen Mailbox-Nachrichten. Wenn etwas auf der Rechnung beanstandet wird, erfährst du es, während du neben der Arbeit stehst.

Die Uhr läuft früher

Zahlungsbedingungen laufen ab dem Ausstellungsdatum. Eine Rechnung vom Dienstag und eine vom folgenden Montag haben dieselben Bedingungen und sechs Tage Unterschied dabei, wann das Geld eintrifft.

Nichts wird vergessen

Jeder erfahrene Betrieb hat schon Monate später einen nie abgerechneten Auftrag gefunden. Das ist keine Nachlässigkeit, sondern die unvermeidliche Folge eines Papierstapels, der nur abgearbeitet wird, wenn man müde ist. Ein leerer Stapel kann nichts verlieren.

Was, wenn du vor Ort nicht abrechnen kannst?

Wenn du vor Ort nicht abrechnen kannst, lege vor dem Gehen einen Entwurf mit allem an, was du schon weißt, etwa wenn du auf einen Lieferantenpreis oder eine noch nicht kalkulierte Änderung wartest. Ein halbfertiger Entwurf in deiner Liste erinnert dich. Ein Auftrag, der nur in deinem Kopf existiert, tut das nicht.

Manche Aufträge lassen sich wirklich nicht sofort abrechnen – du wartest auf einen Lieferantenpreis, oder der Kunde hat eine Änderung verlangt, die du noch nicht kalkuliert hast. Lege auch dafür vor dem Gehen den Entwurf an, mit allem, was du weißt. Ein halbfertiger Entwurf, der in deiner Liste auftaucht, ist eine Erinnerung. Ein Auftrag, der nur in deinem Kopf existiert, ist keine.

Wie lässt du die Rechnung das Nachfassen übernehmen?

Verschick die Rechnung als gehosteten Link, der festhält, wann der Kunde sie öffnet, und erfasse Zahlungen, sobald sie eingehen, damit der Saldo stimmt. So weißt du immer, ob sie angesehen wurde und was noch offen ist, zum Beispiel „Dienstag gesendet, Mittwoch geöffnet, 400 $ offen“.

Sobald sie gesendet ist, willst du zwei Dinge wissen, ohne nachfragen zu müssen: ob sie geöffnet wurde und was noch offen ist. Ein geteilter Rechnungslink erfasst, wann der Kunde ihn ansieht, und wenn du Zahlungen erfasst, sobald sie eingehen, bleibt der Saldo ehrlich. Der Unterschied zwischen „Ich glaube, ich hab sie geschickt“ und „Dienstag gesendet, Mittwoch geöffnet, 400 $ offen“ ist der Unterschied zwischen einem unangenehmen und einem kurzen Anruf.