Offerte of factuur: wat is het verschil?

Een offerte is een voorstel. Een factuur is een betalingsverzoek. Al het andere volgt uit dat ene onderscheid.

Ze zijn makkelijk te verwarren omdat ze bijna dezelfde informatie bevatten – jouw gegevens, de gegevens van de klant, een lijst met werk, een totaal. Maar ze doen verschillende dingen op verschillende momenten, en het verkeerde versturen is een echt probleem: een factuur die komt voordat het werk is afgesproken, komt aanmatigend over, en een offerte die komt nadat het werk is gedaan, verplicht niemand om je te betalen.

Wat is het verschil tussen een offerte en een factuur?

Een offerte komt vóór het werk en stelt een prijs voor; de klant kan hem accepteren, afwijzen of om wijzigingen vragen. Een factuur komt na het werk, of bij een afgesproken mijlpaal, en vraagt om betaling vóór een vervaldatum. De offerte vraagt om een beslissing. De factuur vraagt om geld.

• Een offerte komt vóór het werk. Ze stelt een prijs voor, is geen rekening, en van de klant wordt verwacht dat de offerte wordt geaccepteerd, geweigerd of dat er om wijzigingen wordt gevraagd.
• Een factuur komt na het werk (of bij een afgesproken mijlpaal). Ze vraagt om betaling, heeft een vervaldatum en een saldo, en van de klant wordt verwacht dat de factuur wordt betaald.

Hoe verhouden een offerte en een factuur zich naast elkaar?

Een offerte en een factuur verschillen in timing, doel, wat de klant doet, nummering, of het bedrag kan veranderen en het boekhoudkundige effect. De offerte wordt vóór het werk verstuurd en kan veranderen als de omvang verandert. De factuur komt erna, noemt wat verschuldigd is en is de enige die een vordering oplevert.

Timing

De offerte schrijf je terwijl je op de oprit van de klant staat en naar de klus kijkt. De factuur schrijf je wanneer die klus – of een afgesproken fase ervan – klaar is.

Wat het van de klant vraagt

Een offerte vraagt om een beslissing. Een factuur vraagt om geld. Daarom moet een offerte het accepteren makkelijk maken, en een factuur het betalen.

Nummering

Houd twee aparte reeksen aan – EST-001 en INV-001. Ze door elkaar halen maakt je administratie lastiger te volgen en onduidelijk naar welk document een klant verwijst.

Juridisch en boekhoudkundig gewicht

Een geaccepteerde offerte is bewijs van wat is afgesproken. Een factuur is de boekhoudkundige vastlegging van verschuldigd geld, en ze komt in je boeken en je belastingaangifte. Alleen de factuur creëert een vordering.

Of het bedrag kan veranderen

Een offerte is een inschatting te goeder trouw en kan verschuiven als de omvang verschuift – dat is de bedoeling van het woord. Een factuur noemt een bedrag dat nu verschuldigd is. Als de omvang halverwege de klus veranderde, is het eerlijke antwoord een herziene offerte die vóór het werk wordt goedgekeurd, geen verrassing op de factuur.

Is een prijsopgave hetzelfde als een offerte?

In het dagelijks gebruik worden “prijsopgave” en “offerte” door elkaar gebruikt, en de meeste klanten maken geen onderscheid. Waar mensen wel een grens trekken, is een vaste prijsopgave een vaste prijs waaraan je je committeert en een offerte een inschatting die kan veranderen. Bedoel je een vaste prijs, zeg dat dan op het document – “Vaste prijs, 30 dagen geldig” – in plaats van te vertrouwen op welk woord je gebruikte.

Hoe verschilt een voorstel van een offerte?

Een voorstel is een offerte met de verkoopcase erbij: omvang, aanpak, planning, soms foto’s van vergelijkbaar werk. Bij grotere particuliere of zakelijke klussen is de extra moeite de moeite waard. Voor een reparatie van een dag is het overdreven.

Waar gaat geld verloren tussen de offerte en de factuur?

Geld gaat verloren als je de factuur opnieuw opbouwt in plaats van de goedgekeurde offerte om te zetten. Bij het overtypen van de regels weken later valt er een regel weg, is een prijs verouderd of wordt de aanbetaling vergeten. Neem je klant, regels, belastingen en totalen precies over zoals goedgekeurd, dan verdwijnt dat risico.

De dure fout is niet dat je de twee documenten verwart. Het is dat je het tweede van nul opnieuw opbouwt. Je maakt een offerte vanaf de oprit, wint de klus drie weken later, gaat zitten en typt elke regel opnieuw in een factuur – en daar valt een regel weg, veroudert een prijs of wordt de aanbetaling vergeten.

Een offerte die rechtstreeks in een factuur wordt omgezet, haalt dat risico volledig weg. De klant, de regels, de belastingen en de totalen worden precies overgenomen zoals ze zijn goedgekeurd, en het enige wat je wijzigt is de vervaldatum.

In welke volgorde stuur je de documenten?

Stuur de offerte voordat je de klus verlaat, laat de klant hem in het document accepteren, laat elke wijziging in de omvang goedkeuren voordat je doorgaat, zet de geaccepteerde offerte om in een factuur en verstuur die voordat je de locatie verlaat, en registreer betalingen zodra ze binnenkomen. Zo volgen twee documenten één werkwijze.

1. Loop de klus door en verstuur de offerte voordat je vertrekt. Snelheid is hier een concurrentievoordeel; de meeste vakmensen doen er dagen over.
2. Laat de klant op het document zelf accepteren, weigeren of om wijzigingen vragen, zodat de goedkeuring wordt vastgelegd in plaats van begraven in een berichtenreeks.
3. Doe het werk. Verandert de omvang, verstuur dan een herziene offerte en laat die goedkeuren voordat je doorgaat.
4. Zet de geaccepteerde offerte om in een factuur, stel de vervaldatum in en verstuur ze voordat je de locatie verlaat.
5. Registreer betalingen op de factuur zodra ze binnenkomen, zodat het saldo altijd actueel is.

Twee documenten, één workflow. Krijg de volgorde goed en de administratie is geen bron van ruzie meer.