Privacybeleid

Gegevens die wij verzamelen

Account- en contactgegevens: je naam en e-mailadres wanneer je die opgeeft, de inlogprovider en accountidentificatoren, en authenticatie- en sessiegegevens. Bedrijfsprofielen en klantgegevens kunnen namen, bedrijfsnamen, e-mailadressen, telefoonnummers en postadressen bevatten.

Bedrijfs- en documentgegevens: logo’s, facturen, offertes, producten en diensten, prijzen, belastingen, kortingen, vervaldatums, notities, foto’s en bijschriften, handtekeningen en namen van ondertekenaars, betaalbedragen en -methoden die je vastlegt, saldi, reacties van ontvangers en de verzend- en bekijkgeschiedenis van documenten.

Abonnementsgegevens: aankooptransacties, productidentificatoren, informatie over proefperiodes en verlengingen, en de status van het abonnementsrecht. Apple verwerkt aankopen in de App Store; wij ontvangen van Apple niet je volledige betaalkaartgegevens.

Gebruiks- en technische gegevens: antwoorden tijdens de onboarding, gebruikte functies, levenscyclusgebeurtenissen van de app, app- en besturingssysteemversies, apparaatkenmerken, account- en installatie-identificatoren, IP-adressen, tijdstippen van verzoeken, foutrapporten en beveiligingslogboeken. Onze analyseprovider kan uit een IP-adres een geschatte stad, regio of land afleiden. De app vraagt niet om gps-locatie.

Supportgegevens: je contactgegevens, berichten, bijlagen en probleemoplossingsinformatie wanneer je per e-mail of via de supportchat in de app contact met ons opneemt. Stuur bij voorkeur geen wachtwoorden, eenmalige codes of onnodige klantgegevens.

Op je apparaat en in de cloud

Je kunt documenten aanmaken en bewerken zonder Invoice Mint-account. Gastdocumenten worden op je apparaat opgeslagen. Wanneer je inlogt en je werkruimte koppelt, worden bedrijfsgegevens, klantgegevens, documenten en bijbehorende bestanden geüpload naar onze clouddiensten voor back-up, synchronisatie, delen en het genereren van pdf’s.

De gastmodus betekent niet dat er geen gegevens je apparaat verlaten: productanalyse en abonnementsdiensten kunnen werken voordat je inlogt. Het verwijderen van de app kan lokale gegevens wissen die niet zijn gesynchroniseerd.

Hoe wij gegevens gebruiken

Wij gebruiken gegevens om gebruikers te authenticeren; documenten aan te maken, op te slaan, te synchroniseren en te delen; pdf’s te genereren; reacties op offertes en betalingsregistraties te verwerken; abonnementen te verifiëren en aankopen te herstellen; productgebruik en abonnementsprestaties te analyseren; misbruik te voorkomen; fouten te diagnosticeren; support te bieden; en de dienst te onderhouden. Antwoorden tijdens de onboarding helpen ons ook om de behoeften van klanten te begrijpen en relevante startitems in de app in te stellen.

Contacten, foto’s en handtekeningen

Als je ervoor kiest een contact te importeren, gebruikt de app de contactkiezer van het apparaat om de geselecteerde contactgegevens naar een klantrecord te kopiëren. Je hele adresboek wordt niet geüpload. Geselecteerde contactgegevens worden met je werkruimte gesynchroniseerd wanneer cloudsynchronisatie is ingeschakeld.

Foto’s en logo’s die je selecteert of maakt, worden gebruikt in je bedrijfsprofiel of documenten en geüpload wanneer die records worden gesynchroniseerd. Je hele fotobibliotheek wordt niet geüpload. Beschikbare apparaatmachtigingen beheer je in de iOS-instellingen.

In de app verzamelde handtekeningen, de naam van de ondertekenaar, de datum van ondertekening en bijbehorende documentgegevens worden bij het document opgeslagen. Wij gebruiken handtekeningen als documentinhoud, niet voor biometrische identificatie.

Documenten delen en ontvangers

Jij beslist welke klantgegevens en documentinhoud je invoert en deelt. Je bent verantwoordelijk voor het recht om die informatie te gebruiken. Een link naar een gehost document kan worden geopend zonder Invoice Mint-account. Iedereen die een geldige link krijgt, ook iemand naar wie hij wordt doorgestuurd, kan het gedeelde document bekijken. Deel links alleen met mensen aan wie je toegang wilt geven.

Wanneer een ontvanger een gehost document opent, leggen wij de bekijkactiviteit vast zodat de afzender kan zien dat het is geopend. Reacties op offertes kunnen de naam van de ontvanger, diens beslissing, opmerkingen en het tijdstip van de reactie bevatten. Onze hostingdiensten verwerken ook technische verzoekgegevens zoals IP-adressen voor werking en beveiliging. Een vastgelegde weergave verifieert de identiteit van de kijker niet en bewijst niet dat het document is gelezen.

E-mail, sms en andere deelopties gebruiken de communicatiedienst die je selecteert. Wij slaan bezorginformatie op, zoals het kanaal, de ontvanger en de verzendstatus. Wanneer onze server een e-mail verstuurt, verwerkt onze bezorgprovider de ontvanger, het onderwerp en het bericht. Wij hebben geen toegang tot je algemene inbox of berichtgeschiedenis. Geëxporteerde bestanden en berichten kunnen bij ontvangers of hun dienstverleners blijven nadat je een document of account hebt verwijderd.

Productanalyse

Wij gebruiken PostHog om te begrijpen hoeveel mensen de onboarding afronden, hoe functies worden gebruikt en waar mensen problemen tegenkomen. Gebeurtenissen kunnen het openen van de app, keuzes tijdens de onboarding, het aanmaken en verzenden van documenten, betalingsregistratieacties en abonnementsaankopen omvatten. Gebeurteniseigenschappen kunnen het documenttype, het aantal items of foto’s, de valuta, de categorie betaalmethode, het bezorgkanaal en de abonnementsfrequentie bevatten, samen met apparaat- en appgegevens.

De analyse gebruikt vóór het inloggen een installatie-identificator. Na het inloggen koppelen wij de analyse aan de ID van je Invoice Mint-account; eerdere activiteit kan aan dat account worden gekoppeld. Deze gegevens zijn gepseudonimiseerd, niet volledig anoniem. De geschatte locatie kan worden afgeleid uit het IP-adres van het netwerk.

Onze handmatig gedefinieerde analysegebeurtenissen bevatten geen tekst van factuurregels, geen klantcontactgegevens, geen documentfoto’s en geen handtekeningafbeeldingen. Sommige gebeurtenissen leggen vast dat een actie niet kon worden voltooid, zoals een documentvoorbeeld of een aankoop, met een korte foutcategorie; ze bevatten geen foutmeldingen of documentinhoud. Sessieweergave is uitgeschakeld in de huidige app, dus wij nemen geen schermopnames op.

Wij gebruiken deze diensten voor productanalyse en probleemoplossing, niet om gerichte advertenties van derden te tonen. Wij verkopen geen persoonsgegevens en delen ze niet met datahandelaren.

Websiteanalyse

Op invoicemint.app gebruiken wij PostHog om paginaweergaven en klikken op de App Store-knoppen te tellen, zodat we zien welke pagina’s en knoppen mensen naar de app leiden. Een paginaweergave legt het paginaadres vast en de site waarvandaan je kwam. Een klik legt vast welke knop is gebruikt, op welke pagina die stond en in welke taal de pagina was.

Websiteanalyse draait in de cookieloze modus van PostHog: wij plaatsen er geen cookies voor en slaan niets op je apparaat op. Om unieke bezoekers te tellen, combineren de servers van PostHog je IP-adres en browsergegevens met een waarde die elke dag verandert, zodat een bezoek niet wordt gekoppeld aan je bezoeken op andere dagen. PostHog legt ook je browser, apparaattype, schermgrootte, taal en tijdzone vast en kan uit je IP-adres een geschatte locatie afleiden.

Websiteanalyse is niet gekoppeld aan je Invoice Mint-account en wordt niet voor advertenties gebruikt. Ze wordt niet geladen op de pagina’s die gedeelde facturen en offertes tonen.

Abonnementen en betalingsdiensten

RevenueCat en Apple helpen ons aankopen te valideren, toegang te herstellen en abonnementen te beheren. Wij sturen RevenueCat de ID van je Invoice Mint-account en, indien beschikbaar, je e-mailadres voor abonnementsbeheer en support. RevenueCat verwerkt de aankoopgeschiedenis en de abonnementsstatus en levert abonnementsanalyses.

Op iOS kan de app Apple om een anoniem attributietoken vragen en dit met RevenueCat delen, zodat wij kunnen zien welke Apple Ads-campagne tot een installatie of abonnement heeft geleid. Het token identificeert je niet en laat ons je niet volgen in apps en websites van andere bedrijven, en het vereist de App Tracking Transparency-melding niet.

Betalingen die je handmatig in Invoice Mint vastlegt, bevatten het bedrag, de datum en de methode; het vastleggen van een betaling verwerkt zelf geen geld. Als online betaalfuncties beschikbaar zijn en je ervoor kiest ze te gebruiken, verwerkt Stripe betalings- of onboardinggegevens van het bedrijf volgens zijn eigen voorwaarden en privacybeleid. Wij ontvangen de gegevens over het gekoppelde account en de transacties die nodig zijn om die functies te laten werken.

Supportchat

De optie ‘Support’ in de instellingen opent een chat met ons team. De chat wordt geleverd door Crisp (Crisp IM SAS, een bedrijf gevestigd in Frankrijk). Als je bent ingelogd, geeft de app Crisp je Invoice Mint-account-ID en e-mailadres door, samen met de appversie en het platform, zodat we je account kunnen herkennen en je kunnen helpen. Je kunt de chat ook gebruiken zonder in te loggen. Crisp verwerkt technische verbindingsgegevens, zoals je IP-adres, wanneer je de chat gebruikt.

Je berichten en alle bijlagen die je verstuurt, worden door Crisp opgeslagen en zijn zichtbaar voor ons. We gebruiken ze om je vragen te beantwoorden en problemen op te lossen. Volgens de gepubliceerde informatie van Crisp host het bedrijf chatgegevens in de Europese Unie (voornamelijk in Nederland en Duitsland) en kunnen verbindingslogs in andere landen worden verwerkt. Stuur bij voorkeur geen wachtwoorden, eenmalige codes of onnodige klantgegevens.

Chatgesprekken worden niet automatisch verwijderd. We bewaren ze zolang we ze nodig hebben om je te helpen en een overzicht van je verzoeken bij te houden, of totdat wij ze verwijderen. Mail om je gesprekken te laten verwijderen naar [email protected], vanaf het adres dat aan je account is gekoppeld als je er een hebt, en wij verwijderen ze namens jou. Het verwijderen van je account in de app verwijdert chatgesprekken niet automatisch; vermeld dit in je verzoek als je ze wilt laten verwijderen.

Dienstverleners en verstrekking van gegevens

Onze dienstverleners zijn onder meer Supabase voor authenticatie, database en bestandsopslag; Cloudflare voor hosting, netwerk en beveiliging; Render voor het hosten van onze API-servers; PostHog voor analyse van de app en de website; RevenueCat en Apple voor abonnementen; Crisp voor de supportchat in de app; Resend wanneer wij service-e-mails versturen; en Stripe wanneer online betaalfuncties zijn ingeschakeld. Google en Apple verwerken ook gegevens wanneer je kiest voor hun inlogdiensten. E-mail-, berichten- en deelproviders die je selecteert, verwerken de gegevens die je via hen wilt versturen.

Wij verstrekken gegevens aan dienstverleners voor zover dat nodig is om deze functies te laten werken. Wij kunnen gegevens ook verstrekken om aan de wet te voldoen, gebruikers of de dienst te beschermen, op je instructies te reageren of een bedrijfsoverdracht uit te voeren, met inachtneming van de toepasselijke privacyverplichtingen.

Bewaring, verwijdering en je keuzes

Wij bewaren gegevens zolang dat nodig is om de dienst te leveren, je account te ondersteunen, aan wettelijke en financiële bewaarplichten te voldoen, geschillen op te lossen en de dienst te beschermen. De bewaartermijn verschilt per soort gegevens en per provider. Operationele logboeken, analysegegevens, back-ups van providers en wettelijk vereiste gegevens kunnen blijven bestaan nadat actieve accountgegevens zijn verwijderd; accountverwijdering is geen belofte van onmiddellijke verwijdering uit elk systeem van providers.

Je kunt bedrijfs- en klantgegevens in de app bewerken en accountverwijdering aanvragen via de accountinstellingen. Het verwijderproces verwijdert je actieve account, de cloudwerkruimte die van jou is en de bijbehorende opgeslagen bestanden, wist de lokale werkruimte op het apparaat waarmee het account wordt verwijderd en vraagt om verwijdering van het bijbehorende RevenueCat-klantprofiel. Het wist niet automatisch historische PostHog-analysegegevens, supportchatgesprekken die bij Crisp staan (mail ons om ze te laten verwijderen) of kopieën die al met anderen zijn gedeeld.

Het verwijderen van de app of je Invoice Mint-account zegt een App Store-abonnement niet op. Beheer of zeg abonnementen op via Apple. Om inzage, correctie of verwijdering van persoonsgegevens aan te vragen, inclusief analysegegevens die aan je account zijn gekoppeld, mail je naar [email protected]. Mogelijk moeten wij je identiteit verifiëren, en wij behandelen verzoeken met inachtneming van de toepasselijke wetgeving en gerechtvaardigde bewaarvereisten.

Beveiliging en internationale verwerking

Wij gebruiken waarborgen zoals accountauthenticatie, toegangscontroles en versleutelde netwerkverbindingen voor clouddiensten. Geen enkele dienst kan absolute beveiliging garanderen. Links naar gedeelde documenten zijn toegangslinks, geen identiteitscontroles of end-to-end-versleuteling.

Onze providers kunnen gegevens verwerken in Canada, de Verenigde Staten en andere landen waar zij actief zijn. Gegevens kunnen onder de wetten van die locaties vallen. Wij gebruiken overeenkomsten met providers en waarborgen die passen bij de betrokken diensten.

Kinderen en wijzigingen

Invoice Mint is een zakelijk hulpmiddel en is niet bedoeld voor kinderen onder de 13 jaar. Wij kunnen dit beleid bijwerken wanneer het product of de wettelijke vereisten veranderen. Belangrijke wijzigingen worden aangeduid met een nieuwe ingangsdatum en, waar passend, een melding in de app.

Contact

RampStudios is verantwoordelijk voor hoe Invoice Mint met persoonsgegevens omgaat. Voor privacyvragen of -verzoeken mail je naar [email protected].