So schreibst du einen Nachtrag (mit Vorlage)

Jeder Auftrag ändert sich. Der Kunde wählt eine andere Fliese, hinter der Wand, die du geöffnet hast, steckt Fäulnis, oder er bittet dich, „schnell“ auch noch den Einbauschrank zu machen. Nichts davon ist ein Problem. Das Problem ist, die Zusatzarbeit per Handschlag zu machen und dann eine Zahl auf die Rechnung zu setzen, die der Kunde nie gesehen hat.

Ein Nachtrag löst das. Er ist eine einseitige Vereinbarung, die sagt, was sich geändert hat, was es kostet und wie es den Zeitplan beeinflusst – vom Kunden freigegeben, bevor die Arbeit beginnt.

Wann brauchst du einen Nachtrag?

• Der Kunde verlangt Arbeiten, die nicht im Angebot standen.
• Du findest etwas, das erledigt werden muss, bevor du weitermachen kannst, etwa Fäulnis, nicht normgerechte Leitungen oder ein verborgenes Leck.
• Der Kunde ändert Material, Armatur oder Oberfläche, nachdem du kalkuliert hast.
• Arbeiten entfallen aus dem Auftrag, was den Preis senken sollte.
• Der Zeitplan ändert sich auf eine Weise, die dich Geld kostet, etwa durch eine vom Kunden verursachte Verzögerung.

Eine nützliche Regel: Wenn die Änderung den Kunden beim Lesen der Rechnung überraschen würde, braucht sie einen Nachtrag.

Was gehört in einen Nachtrag?

1. Eine Nachtragsnummer wie CO-1, CO-2 und das Datum.
2. Die Nummer des ursprünglichen Angebots oder Vertrags, den er ändert.
3. Name des Kunden und Adresse des Einsatzortes.
4. Eine einfache Beschreibung der Änderung: was hinzukommt, entfällt oder getauscht wird – und warum.
5. Die Kosten: Arbeit, Material und Steuer der Änderung, aufgeschlüsselt wie in einem Angebot.
6. Die Auswirkung auf den Zeitplan, auch wenn sie „keine Änderung“ lautet.
7. Die neue Auftragssumme und die Freigabe des Kunden mit Datum.

Wie sieht ein Nachtrag aus?

Kopiere sie und ändere die Angaben. Sie funktioniert als Dokument, E-Mail oder SMS.

Nachtrag CO-2 · 14. Oktober 2026 · Ändert Angebot EST-118, 42 Maple Street. Änderung: Abluftventilator im Hauptbadezimmer ergänzen, einschließlich Abluftrohr zur Außenwand. Grund: Wunsch des Kunden während der Rohinstallation. Kosten: Arbeit 320,00 $, Material 185,00 $, Steuer (13 % HST) 65,65 $, gesamt 570,65 $. Zeitplan: verlängert um einen halben Tag; Fertigstellung verschiebt sich vom 20. Oktober auf den 21. Oktober. Ursprüngliche Auftragssumme 8.420,00 $ + frühere Änderungen 310,75 $ + diese Änderung 570,65 $ = neue Auftragssumme 9.301,40 $. Freigegeben von: ________ Datum: ________

Warum solltest du die Freigabe einholen, bevor du die Mehrarbeit beginnst?

Die Reihenfolge zählt. Kalkuliere die Änderung, sende sie, hol dir ein schriftliches Ja und führe dann die Arbeit aus. Ist die Zusatzarbeit erst getan, hast du deine Verhandlungsposition verloren: Der Kunde kann sagen, dem Preis nie zugestimmt zu haben, und du verhandelst im Nachhinein.

Vor Ort geht es am schnellsten, den Nachtrag auf dem Handy zu schreiben und den Kunden ihn gleich dort unterschreiben zu lassen. Ist er nicht da, sende ihn und warte auf eine schriftliche Antwort, bevor du mit der geänderten Arbeit weitermachst. Eine SMS mit „Ja, machen Sie CO-2“ ist weit besser als ein mündliches Okay.

Die Regeln für schriftliche Nachträge unterscheiden sich. Kalifornien etwa verlangt, dass Nachträge zu Verträgen über Wohnungsumbauten schriftlich und unterschrieben sind. Prüfe, was dort gilt, wo du arbeitest.

Wie bepreist du eine Änderung?

Kalkuliere einen Nachtrag so wie den Auftrag: dein Stundensatz mal die Stunden, Material mit deinem üblichen Aufschlag, plus Steuer. Zwei Dinge übersieht man leicht:

• Die Folgezeit. Eine Änderung mitten im Auftrag bedeutet oft eine weitere Fahrt für Material, Nacharbeit an etwas bereits Fertigem oder das Warten auf eine Lieferung. Rechne sie mit.
• Gutschriften. Entfallen durch die Änderung Arbeit oder Material, zeige die Gutschrift als Minuszeile. Kunden merken, wenn Änderungen immer nur nach oben gehen.

Wie nimmst du Nachträge in die Rechnung auf?

Die Schlussrechnung sollte zu den Unterlagen passen, die der Kunde schon hat. Führe den ursprünglichen Umfang als eigene Zeilen auf und ergänze dann jeden Nachtrag mit seiner Nummer.