App de facturas y plantillas para contratistas generales

Un contratista general vende un resultado que tarda semanas, depende del trabajo de otras personas y rara vez termina como empezó. El cliente añade una mejora de azulejos, la pared se abre y muestra una sorpresa, un subcontratista se atrasa una semana. Mientras tanto, tú pagaste materiales y mano de obra mucho antes de la última mano de pintura. Tus facturas son lo que hace que el dinero vaya al ritmo del trabajo.

Qué hace distintas las facturas de un contratista

• El trabajo se factura por etapas, no al final. Un anticipo lo arranca, uno o dos pagos siguen a los hitos y el saldo llega con la entrega.
• El precio cambia. Cada añadido o sorpresa es una orden de cambio, y una factura que las ignora provoca una discusión.
• Los subcontratistas y los proveedores son costos que adelantas tú. Esperar a la factura final para recuperarlos te deja sin efectivo.
• El cliente quiere ver en un solo lugar, en cualquier momento, lo que ha pagado y lo que falta.

Qué lleva la factura de un contratista

1. El precio del contrato y la etapa que cubre esta factura, en palabras sencillas: “Etapa 2: azulejo, impermeabilización y panel de yeso”.
2. Cada orden de cambio aprobada como su propia línea, con su número y su fecha, para que nadie tenga que acordarse de quién aceptó qué.
3. Los pagos ya recibidos, como una línea que reduce el total, para que el saldo pendiente sea evidente.
4. Los materiales que facturas aparte del contrato, como un mueble de lavabo de pedido especial, con una nota de quién lo eligió.
5. Tus condiciones de pago y cómo pagar, escritas igual en todas las facturas.

Ejemplo: la factura final de la remodelación de un baño

El contrato era de $16,000. Durante la obra surgieron dos órdenes de cambio, y el cliente ya pagó un anticipo y dos pagos por etapas.

Los $12,800 son el anticipo de $3,200 más pagos por etapas de $5,000 y $4,600. El cliente ve toda la historia en una sola página, y el saldo de $5,030.00 no trae sorpresas.

Tres problemas de cobro que enfrentan los contratistas

Trabajo añadido de palabra

Un cambio acordado en la obra y nunca puesto por escrito es un cambio que tardarás en cobrar. Anótalo en una orden de cambio ese mismo día, consigue una respuesta y cóbralo como su propia línea.

Un anticipo que no cubre los primeros costos

Si los materiales y los permisos se pagan antes del primer pago, le estás prestando dinero al cliente. Fija el anticipo para que cubra al menos lo que debes comprar antes de poder empezar.

Una factura final que es una sorpresa

Los clientes que vieron cada etapa y cada cambio antes de la última factura rara vez la discuten. Envía una factura de etapa en cada hito y la final será pura aritmética.

Presupuestos, anticipos y cómo cobrar

Empieza con un presupuesto por escrito que enumere lo que está incluido y lo que no, haz que lo acepten y luego factura el anticipo. Nuestras guías sobre cómo redactar un presupuesto y cuánto anticipo pedir explican ambas cosas. Cuando el cliente acepta el presupuesto, este debería convertirse en tu primera factura sin volver a escribir nada.

Cómo encaja Invoice Mint en el trabajo de contratista

• Convierte un presupuesto aceptado en factura con un toque, con el cliente, los conceptos y los totales ya puestos.
• Guarda tus conceptos habituales, como demolición, mano de obra de azulejos y tarifas del contenedor de escombros, en Artículos guardados para que una factura de etapa lleve minutos.
• Envía la factura como enlace desde la obra. Tu cliente la abre en cualquier navegador, sin instalar nada.
• Mira qué facturas están enviadas, vistas y pagadas, y sabrás dónde dar seguimiento.