Rechnungs-App und Vorlagen für Generalunternehmer

Ein Generalunternehmer verkauft ein Ergebnis, das Wochen dauert, auf der Arbeit anderer aufbaut und selten so endet, wie es angefangen hat. Der Kunde wünscht sich bessere Fliesen, die Wand wird geöffnet und zeigt eine Überraschung, ein Subunternehmer verschiebt um eine Woche. Du hast währenddessen Material und Arbeitszeit längst bezahlt, bevor der letzte Anstrich trocknet. Deine Rechnungen sorgen dafür, dass das Geld mit der Arbeit Schritt hält.

Was Rechnungen von Generalunternehmern besonders macht

• Der Auftrag wird in Etappen abgerechnet, nicht erst am Ende. Eine Anzahlung eröffnet ihn, eine oder zwei Zahlungen folgen den Bauabschnitten, und der Rest kommt bei der Übergabe.
• Der Preis ändert sich. Jede Ergänzung und jede Überraschung ist ein Nachtrag, und eine Rechnung, die sie ignoriert, löst Streit aus.
• Subunternehmer und Lieferanten sind Kosten, die du vorstreckst. Wer bis zur Schlussrechnung wartet, bindet sein eigenes Geld.
• Der Kunde will jederzeit an einer Stelle sehen, was er bezahlt hat und was noch offen ist.

Was auf eine Rechnung für Bauarbeiten gehört

1. Der Auftragspreis und die Etappe, die diese Rechnung abdeckt, in einfachen Worten: „Etappe 2: Fliesen, Abdichtung und Trockenbau“.
2. Jeder freigegebene Nachtrag als eigene Zeile mit Nummer und Datum, damit niemand sich merken muss, wer was zugesagt hat.
3. Bereits erhaltene Zahlungen als Zeile, die die Summe mindert, damit der Restbetrag klar ersichtlich ist.
4. Material, das du getrennt vom Auftragspreis abrechnest, etwa ein Sonderanfertigungs-Waschtisch, mit dem Hinweis, wer ihn ausgesucht hat.
5. Deine Zahlungsbedingungen und wie bezahlt wird, auf jeder Rechnung gleich formuliert.

Beispiel: die Schlussrechnung für ein Badezimmer

Der Auftrag lautete auf 16.000 $. Während der Arbeit kamen zwei Nachträge dazu, und der Kunde hat bereits eine Anzahlung und zwei Abschlagszahlungen geleistet.

Die 12.800 $ setzen sich zusammen aus der Anzahlung von 3.200 $ und Abschlagszahlungen von 5.000 $ und 4.600 $. Der Kunde sieht die ganze Geschichte auf einer Seite, und im Restbetrag von 5.030,00 $ steckt keine Überraschung.

Drei Abrechnungsprobleme, auf die Generalunternehmer stoßen

Arbeit, die per Handschlag dazukam

Eine Änderung, die vor Ort besprochen und nie aufgeschrieben wurde, ist eine Änderung, auf deren Bezahlung du warten wirst. Halte sie noch am selben Tag in einem Nachtrag fest, lass dir antworten und stelle sie als eigene Zeile in Rechnung.

Eine Anzahlung, die die ersten Kosten nicht deckt

Wenn Material und Genehmigungen vor der ersten Zahlung anfallen, leihst du dem Kunden Geld. Setze die Anzahlung mindestens so hoch an, dass sie das deckt, was du kaufen musst, bevor du anfangen kannst.

Eine Schlussrechnung, die überrascht

Kunden, die vor der letzten Rechnung jede Etappe und jede Änderung gesehen haben, bestreiten sie selten. Schick bei jedem Bauabschnitt eine Abschlagsrechnung, dann ist die Schlussrechnung nur noch Rechnerei.

Angebote, Anzahlungen und pünktliche Zahlung

Beginne mit einem schriftlichen Angebot, das aufführt, was enthalten ist und was nicht. Lass es annehmen und stelle dann die Anzahlung in Rechnung. Unsere Ratgeber zum Schreiben eines Angebots und zur Höhe der Anzahlung gehen beides durch. Wenn der Kunde das Angebot annimmt, sollte daraus deine erste Rechnung werden, ohne dass du etwas neu eintippst.

Wie Invoice Mint zu Bauarbeiten passt

• Mach aus einem angenommenen Angebot mit einem Fingertipp eine Rechnung, mit Kunde, Positionen und Summen bereits eingetragen.
• Speichere deine häufigen Positionen, etwa Abbruch, Fliesenarbeiten und Containergebühren, in den Gespeicherten Positionen, damit eine Abschlagsrechnung nur Minuten dauert.
• Sende die Rechnung als Link von der Baustelle. Dein Kunde öffnet sie in jedem Browser, ohne etwas zu installieren.
• Sieh, welche Rechnungen gesendet, angesehen und bezahlt sind, damit du weißt, wo du nachhaken musst.