Factuurapp en sjablonen voor aannemers

Een aannemer verkoopt een resultaat dat weken duurt, werk van anderen gebruikt en zelden eindigt zoals het begon. Klanten kiezen een duurdere tegel, de muur gaat open en laat een verrassing zien, een onderaannemer loopt een week uit. Ondertussen heb je materiaal en arbeid betaald lang voor de laatste verflaag. Je facturen zorgen ervoor dat het geld het werk bijhoudt.

Wat aannemersfacturen anders maakt

• De klus wordt in termijnen gefactureerd, niet aan het eind. Een aanbetaling zet het in gang, een of twee betalingen volgen op mijlpalen en het saldo komt bij de oplevering.
• De prijs verandert. Elke toevoeging of verrassing is een wijzigingsopdracht, en een factuur die ze negeert zet kwaad bloed.
• Onderaannemers en leveranciers zijn kosten die jij voorschiet. Wachten tot de eindfactuur om ze terug te krijgen legt je eigen geld vast.
• De klant wil op elk moment op één plek kunnen zien wat hij heeft betaald en wat er nog openstaat.

Wat er op een aannemersfactuur staat

1. De contractprijs en de fase waar deze factuur over gaat, in gewone woorden: “Fase 2: tegels, waterdichting en gipsplaat”.
2. Elke goedgekeurde wijzigingsopdracht als eigen regel, met nummer en datum, zodat niemand hoeft te onthouden wie wat heeft afgesproken.
3. Al ontvangen betalingen, getoond als regel die het totaal verlaagt, zodat het openstaande saldo duidelijk is.
4. Materiaal dat je los van het contract factureert, zoals een op bestelling gemaakt badmeubel, met een notitie wie het heeft gekozen.
5. Je betalingsvoorwaarden en hoe er betaald kan worden, op elke factuur op dezelfde manier geschreven.

Voorbeeld: de eindfactuur van een badkamerverbouwing

De contractprijs was $16.000. Tijdens het werk kwamen twee wijzigingsopdrachten, en de klant heeft al een aanbetaling en twee termijnen betaald.

De $12.800 is de aanbetaling van $3.200 plus termijnen van $5.000 en $4.600. De klant ziet het hele verhaal op één pagina en in het saldo van $5.030,00 zit geen enkele verrassing.

Drie factureerproblemen waar aannemers tegenaan lopen

Werk dat met een handdruk is toegevoegd

Een wijziging die ter plekke is afgesproken en nooit is opgeschreven, is een wijziging waarvoor je lang op betaling wacht. Zet haar dezelfde dag op een wijzigingsopdracht, vraag om een reactie en factureer haar als eigen regel.

Een aanbetaling die de eerste kosten niet dekt

Als materiaal en vergunningen vóór de eerste betaling komen, leen je de klant geld. Stel de aanbetaling minstens zo hoog in dat ze dekt wat je moet kopen voordat je kunt beginnen.

Een eindfactuur die een verrassing is

Klanten die elke fase en elke wijziging hebben gezien vóór de laatste factuur, betwisten haar zelden. Stuur bij elke mijlpaal een termijnfactuur en de eindfactuur is alleen nog rekenwerk.

Offertes, aanbetalingen en betaald worden

Begin met een schriftelijke offerte die zegt wat wel en niet is inbegrepen, laat haar accepteren en factureer dan de aanbetaling. Onze gidsen over het schrijven van een offerte en over hoeveel aanbetaling je moet vragen lopen beide door. Wanneer de offerte is geaccepteerd, moet ze je eerste factuur worden zonder dat je iets opnieuw intikt.

Hoe Invoice Mint past bij aannemerswerk

• Maak van een geaccepteerde offerte met één tik een factuur, met klant, items en totalen al ingevuld.
• Bewaar je veelgebruikte regels, zoals sloopwerk, arbeid voor tegelwerk en containerkosten, in Opgeslagen items, zodat een termijnfactuur maar enkele minuten kost.
• Verstuur de factuur vanaf de bouwplaats als link. Je klant opent haar in elke browser, zonder iets te installeren.
• Zie welke facturen zijn verstuurd, bekeken en betaald, zodat je weet waar je moet nabellen.