Rechnungs-App und Vorlagen für Allround-Handwerker

Der Tag eines Handwerkers besteht aus lauter kleinen Aufträgen: eine klemmende Tür, ein Fernseher, der an die Wand soll, ein Loch in der Trockenbauwand. Jeder ist zu klein, um den Papierkram wert zu scheinen, und genau deshalb geht Geld verloren. Ein Auftrag über vierzig Dollar, der eine Woche zu spät in Rechnung gestellt wird, ist oft einer, der nie in Rechnung gestellt wird.

Was Rechnungen von Handwerkern besonders macht

• Viele Aufträge, viele Kunden, kleine Beträge. Die Rechnung muss eine Minute dauern, keinen ganzen Abend.
• Eine Mindestpauschale zählt. Anfahrt und Aufbau kosten dasselbe, egal ob die Reparatur zehn Minuten oder zwei Stunden dauert.
• Material kaufst du unterwegs, in mehreren Geschäften, und die Belege müssen dem richtigen Kunden zugeordnet werden.
• Kunden ergänzen oft Aufgaben, während du da bist. Ohne schriftliche Notiz verschenkst du die Mehrarbeit.

Was auf eine Rechnung für Handwerksarbeiten gehört

1. Eine Zeile pro Aufgabe, in Worten, die der Kunde versteht: „Innentürgriff austauschen und Schloss nachstellen“.
2. Eine Mindest- oder Anfahrtspauschale als eigene Zeile, damit sie bei einem kleinen Auftrag nicht wie eine Überraschung wirkt.
3. Material zu dem, was du bezahlt hast, plus eine Bearbeitungspauschale, wenn das deine Regel ist. Heb den Beleg auf.
4. Das Datum des Besuchs und die Adresse, damit ein Kunde mit mehreren Objekten erkennt, welches gemeint ist.
5. Wie und bis wann bezahlt wird, in einem klaren Satz.

Beispiel: drei kleine Aufträge bei einem Besuch

Ein Kunde hat eine Türreparatur gebucht und dann gebeten, nebenbei noch einen Fernseher aufzuhängen und ein Loch zu verspachteln. Alle drei kommen auf eine Rechnung.

Gesamt 308,40 $. Weil Fernseher und Spachtelarbeit am selben Tag dazukamen, stehen sie mit eigenen Preisen auf der Rechnung. So werden Extras bezahlt.

Drei Abrechnungsprobleme, auf die Handwerker stoßen

Extras verschenken

„Wenn Sie schon mal da sind …“ ist der Anfang einer unbezahlten Stunde. Nenne den Preis, bevor du die Zusatzaufgabe anfängst, und schreibe ihn auf die Rechnung.

Belege, die nicht aufgehen

Fotografiere jeden Beleg und setze das Material noch am selben Tag auf die Rechnung. Ein Schuhkarton voller Belege am Monatsende führt zu zu niedrig abgerechneten Aufträgen.

Kleine Beträge hinterherlaufen

Kleine Rechnungen sind am schwersten anzumahnen, weil der Betrag kleinlich wirkt. Schick sie am selben Tag mit einem Zahlungslink, dann sind die meisten bezahlt, bevor du die Straße verlassen hast.

Angebote, Anzahlungen und pünktliche Zahlung

Bei allem, was länger als ein paar Stunden dauert, schick vorab ein kurzes Angebot, damit der Kunde dem Preis zustimmt. Verlange eine Anzahlung, wenn du Material bestellen musst. Bei schnellen Reparaturen schreibst du die Rechnung direkt von der Einfahrt aus. Unser Ratgeber zum Rechnungstellen vom Handy zeigt den Ablauf.

Wie Invoice Mint zu Handwerksarbeiten passt

• Speichere deine üblichen Aufgaben und Preise, etwa „Fernseher montieren“ oder „Trockenbau verspachteln“, und füge sie mit einem Fingertipp zu einer Rechnung hinzu.
• Erstelle die Rechnung beim Kunden und sende sie als Link, bevor du wegfährst.
• Füge Material als eigene Zeile hinzu und behalte deine Unterlagen an einem Ort statt in einem Berg von Belegen.
• Sieh auf einen Blick, welche Rechnungen noch offen sind.